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FONCTIONS ASSISTANAT


Assistant(e) commercial(e)

Au sein de l’équipe commerciale, vos missions sont les suivantes :
- Gestion administrative des appels d’offres (constitution des dossiers, pièces administratives)
- Mise en forme des propositions commerciales
- Suivi des contrats clients et notamment les contrats cadres (numérisation et archivage, date d’échéance)
- Organisation et gestion de la base documentaire sur le réseau
- Mise à jour des informations clients et prospects
- Veille marché (clients, prospects, concurrence)
- Transmission en interne des différents éléments relatifs aux contrats commerciaux (exploitation, RH et comptabilité)
- Gestion des e-mailings clients et prospects
- Permanence téléphonique du service et gestion des agendas des collaborateurs commerciaux


Assistant(e) recrutement

- Présélection et qualification des candidatures au téléphone
- Prise de RDV pour les chargées de recrutement (sessions collectives)
- Suivi des candidatures (réponses négatives)
- Mise à jour des annonces (sites Web, ANPE, partenaires…)
- Mise en réseau des outils internes de recrutement (agenda, statistiques du service, inscription en formation…)
- Suivi de nos partenaires (ANPE, Missions locales…)
- Diverses tâches administratives


Assistant(e) administratif(ve)

- Assurer le suivi des tableaux de bord administratifs de la Direction
- Assurer la permanence téléphonique du service (appels internes et externes).
- Frapper des courriers, divers documents, classement et photocopies de documents pour le
Directeur(trice) Général(e) et Directeur(trice) Régional(e) IDF.
- Saisir les tableaux de bord administratifs du service (statistiques, suivi des factures fournisseurs,…).
- Distribuer des courriers et fax pour la Direction Générale et la Direction Régionale.
- Apporter une assistance sur la prise de poste automatique.
- Contrôler les :
Contrats de travail, soldes de tout compte,
Factures fournisseurs,
Notes de frais du personnel sur site.

- Ouvrir les espaces clients/suivi des espaces collaborateurs.
- Travailler en étroite collaboration avec les services paies et du personnel.
- Formation au logiciel Anaël des équipes d’exploitation (Responsables de comptes, Chargé(e)s d’exploitation).


Assistant(e) de direction

- Assurer la permanence téléphonique de la Direction Générale et de la Direction Régionale IDF (appels internes et externes).
- Aider à la mise à jour du book de procédures Anael (spécificité Phone Régie) en collaboration avec le service informatique.
- Assurer le suivi des tableaux de bord administratifs de la Direction Régionale IDF:
Suivi et relance des réponses aux courriers clients et personnels de sites,
Suivi des heures de volantes,
Suivi des entretiens annuels d’évaluation des personnels de sites.
- Assurer la répartition et le suivi des visites médicales.
- Travailler en étroite collaboration avec les services paies et du personnel et contrôler les :
Notes de frais des personnels de sites,
Contrats, STC et modifications des permanents IDF,
Factures fournisseurs.

- Assurer le suivi des tableaux de gestion des RTT et CP du personnel permanent d’IDF.
- Gérer le système de prise poste automatique : implantation, suivi, management, contact fournisseur.
- Distribuer les courriers pour la Direction Générale.
- Classer les contrats commerciaux.
- Assurer le suivi de formation et bilan des nouvelles recrues Assistantes d’Exploitation
- Assurer le relais de formation des équipes d’Exploitation sur Anaël.


Assistant(e) d’agence

Assurer une assistance administrative de l’agence sous la responsabilité de la Responsable de l’Agence.
- Contrôler et valider les différents lots pour la région.
- Elaborer des contrats de travail / avenants.
- Assurer la gestion des paies – prépa paies – bulletins de paie pour la région.
- Réaliser les déclarations (AT – AM), certificats de reprise, attestation employeur …


Assistant(e) communication

Assister le chef de service et la chargée de communication sur les dossiers en cours.
- Suivre les relations avec la Presse.
- Mettre à jour la revue de presse.
- Publication des informations du Groupe sur les différents supports.
- Suivre l’execution graphique, correction et le respect des délais.
- Entretenir les relations fournisseurs et prestataires.


Assistant(e) ressources humaines

Au sein de l’équipe RH en charge de la gestion administrative du personnel, vos missions sont les suivantes :

Assurer la gestion administrative du personnel sur sites :
- Contrats de travail et avenants,
- Traitement des arrêts maladie et arrêts de travail,
- Réponse aux courriers du personnel,
- Suivi des périodes d’essai,
- Traitement des FONGECIF et des DIF,
- Suivi administratif des contrats de professionnalisation,
- Traitement des demandes de congés parentaux,
- Démissions,
- Suivi des visites médicales,


Assistant(e) du showroom

Assurer la permanence du service en cas d’absence de la Responsable Showroom.
- Assurer la mise à jour :
Clic Vêt (logiciel de gestion des stocks)
Tableaux de stock,
L'optimisation du stock.

- Réaliser les Books de Collections.
- Réaliser la signalétique dans le show-room.
- Traiter les réclamations des hôtes et hôtesses.
- Assurer :
Le suivi de la réception des commandes,
Le Contrôle qualité,
Le Suivi de la prestation pressing et retouches : fournisseurs et showroom,
L’organisation des récupérations,
Le contrôle de la logistique des évènementiels,
La bonne tenue du Showroom,
L'accueil des clients au cours des rendez-vous au showroom